私がどのようにGTDを実行しているかを紹介します。ツールとして以下のものを用意したことはお知らせしました。
物理的Inbox トレー 紙のメモや手紙、書類などを入れる。
Evernote Inbox Inboxというノートブックを作成する。
G-Mail Inbox Inboxというラベルを作り、実行すべき内容のメールがあればInboxに移す。他のメーラーからも転送する。
Googleカレンダー 期日の決まったリストは、カレンダーに記述する。
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GTDの実際の運用方法
Inbox処理
Inboxへの気になることの収納は思い浮かんだときに随時行います。
次ぎに日々のフローですが、まず私は最重要なことを朝一番に実行することにしているので、それらを実行します。
関連記事:最も重要なタスクは朝一番にこなす
その後に毎日実行することをリスト化しておき、バッチ処理として一気に実行します。このバッチ化は、細々としたことをまとめて実施するため、効率的にこなせるということと、リスト化しているので大して意志力を使わなくとも済む、という利点があります。
バッチの内容は大体以下のようになります。
RSSチェック
物理Inbox処理
メールInbox処理
Evernote Inbox処理
カレンダーチェック
プロジェクトチェック
売上チェック
Webチェック
交通費チェック
このうち、GTDだけに絞って説明します。
まず、物理Inbox、すなわちトレーの中にある書類や手紙、メモを処理します。手紙は大抵二分以内に処理できるので、その場で処理していらないものは捨ててしまいます。行動が必要なものは、EvernoteのInboxにデータとして入力します。資料としてとっておくものはファイリングします。メモも同様です。
次ぎにメールですが、いらないものは即削除、資料として必要なものはメーラーの各フォルダに保存します。メーラーにInboxというフォルダも作成したのですが、実行が必要なものは、ほとんどEvernote のInboxにメモとして入力してしまいます。よってメーラーのInboxはあまり使わないのですが、メールそのものに必要なデータや添付ファイルがある場合は、メーラーのInboxに入れておいたりもします。
最後にEvernoteのInboxを処理します。これはInbox内にあるメモ(すなわちノート)を次ぎの行動リストの状況フォルダ(ノートブック)に振り分けるだけです。
なお、以上の処理の中で、期日のはっきりしているものは、Googleカレンダーに記述します。
以上でバッチ処理内のGTDは終わりです。面倒そうにも見えますが、毎日実行していると、処理量も安定してきて、慣れもあり、すぐに終わってしまいます。私の場合、バッチ処理に三〇分以上かけることは滅多にありません。
GTDを実行する
Inbox処理さえ終わってしまえば、後は行動リストの状況フォルダ(Everの場合ノートブック)を、状況に合わせてチェックし実行するだけです。(状況フォルダとはたとえば「@メインPC」の場合、メインのPCで作業をしている時に処理できる内容が振り分けられている)
私の場合、GTDの処理を実行する時間帯を、GTD1,GTD2として午前中と午後に設けています。それと夜に臨時のGTD3という時間帯を設け、必要時だけ実行します。
またカレンダーにある期日指定の実行タスクは、毎朝カレンダーをチェックしても昼間に忘れることがあるので、Inboxにも入れるようにしています。
週次レビュー
さて、以上を毎日実行すれば、頭の中のサルを追い出しすっきりとした気分で日々を過ごせるわけですが、週に一度、レビューを実施する必要があります。私の場合、金曜日の夕方に実行しています。これにより、プロジェクトを俯瞰し、片手落ちな事がないかチェックするのです。
具体的には、Inbox、処理、カレンダー、プロジェクト、行動リストなどの見直し、アイディアの書き出しなどです。GTD全体のフローを調整し、改善します。
以上のように実行し、今のところ順調に機能しています。今後、ツールとしては、OmniFocusなども検討しているのですが、課題はWindowsで使えないことでしょうか。今のシステムは連携がいまいちのところもありますが(カレンダーなど)、それほど支障もないので、暫くはこのまま運用してみようと考えています。